Assas Legal Innovation part à la rencontre de professionnels afin d’échanger sur le domaine de l’innovation.

Pour cette nouvelle édition, Mathis Pinot-Chan s’est entretenu avec James Bruneau, Maire de la ville de Sermaise dans le Loiret (45).

D’ici 2022, l’État envisage de dématérialiser 100% des démarches administratives :

OÙ EN EST LA DÉMATÉRIALISATION DES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES À COMPTER DE CE JOUR? QUELLES SONT LES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES?

Le premier sujet qui a été dématérialisé chez nous ce sont les relations avec les finances publiques, pour les mandats à titre. Il y a une double comptabilité dans les collectivités publiques, celle qui est faite ici, et celle qui est faite par le trésorier. Il y a donc une relation dématérialisée entre nous.

Avant c’était le tout papier, maintenant c’est l’informatique, par les logiciels. Aujourd’hui c’est dématérialisé, c’est notre logiciel informatique qui produit les pièces à transmettre à la trésorerie. La deuxième chose ce sont les marchés publics, la commande publique. Aujourd’hui, il y a des procédures qui sont obligatoires, d’autres moins. Donc à terme, effectivement, il faut que tout soit dématérialisé, y compris les réponses des entreprises aux offres qui leur sont transmises. Voilà les deux gros sujets qui sont dématérialisés.

Les relations avec la préfecture sont aussi dématérialisées, notamment tout ce qui est délibération du conseil municipal. Ces délibérations partent ensuite au contrôle de légalité fait par la préfecture. Cette liaison aussi est dématérialisée.

EST-CE UN LOGICIEL RÉCENT?

Non, en fait on transmet les délibérations que l’on prépare sur Word ou OpenOffice qui sont désormais signées électroniquement. Ensuite elles sont transmises par un tiers de confiance, qui est complètement indépendant de la mairie et de la préfecture et qui assure cette liaison dématérialisée et sécurisée.

EST-CE PLUS SIMPLE GRÂCE AUX LOGICIELS?

Ce sont surtout nos secrétariats qui doivent s’adapter progressivement. On est plutôt réticent au début, parce que les logiciels changent les habitudes du personnel. Je prends un exemple : pour le contrôle de légalité des délibérations du conseil municipal, on transmettait la délibération à la secrétaire, qui la rédigeait, puis je la signais le lendemain. Ensuite, il fallait l’envoyer par courrier à la préfecture. Le préfet donnait son aval par un tampon, cela prenait entre 10 et 15 jours.

Aujourd’hui tout peut se faire dans la journée ou presque. Si je suis là pour signer électroniquement, la secrétaire prépare la délibération, je signe, elle est ensuite envoyée au contrôle de légalité. La délibération revient dans le quart d’heure avec le tampon et elle devient exécutoire. On peut gagner du temps, c’est le point positif.

Aujourd’hui le point négatif pour les marchés publics est que la transition a été trop rapide pour les petites entreprises, et notamment les artisans qui avaient l’habitude de faire le devis manuscrit qui ne peuvent désormais plus répondre aux appels d’offres publics. Tout le monde ne s’est pas mis encore au tout-dématérialisé. Parfois, on n’a pas de réponses à nos appels d’offres à cause de cela.

D’ici fin 2019, les collectivités territoriales doivent mettre en place des schémas départementaux d’inclusion numérique, afin de combler la fracture numérique en facilitant et en améliorant son accès aux citoyens disposant d’un faible accès aux « outils numériques ».
EXISTE-T-IL DES SCHÉMAS D’INCLUSION NUMÉRIQUE AU NIVEAU COMMUNAL?

Aujourd’hui, il n’en existe pas. Ce que la commune a proposé cette année, c’est de proposer des cours d’informatiques aux citoyens, surtout aux personnes âgées, pour remplir leurs déclarations d’impôts par exemple.

Il y avait une dizaine de personnes qui étaient intéressées. Alors à la fois intéressées pour les démarches administratives, mais aussi intéressées pour des raisons personnelles (comme la communication avec les petits-enfants). Je pense que ce qui les motivait le plus c’est l’intérêt personnel.

À compter du 7 octobre 2018, les collectivités de plus de 3500 habitants comptant plus de 50 agents doivent mettre à disposition gratuitement sur Internet différents types de fichiers. Cependant, en l’absence de sanction juridique ou pécuniaire, ni de portage politique suffisant, peu de collectivités ont engagé ce mouvement à ce jour :

EN L’ABSENCE DE SOUTIEN JURIDIQUE OU PÉCUNIAIRE, OU BIEN ENCORE DE PORTAGE POLITIQUE, LA MISE À DISPOSITION SUR INTERNET DE FICHIERS COMMUNAUX EST-ELLE EFFECTIVE?

Ce qu’on appelle l’open data ? C’est un peu loin pour nous.

Je suis directeur d’une communauté de communes dont aucune ne dépasse les 3500 habitants. Je suis allé à une réunion sur le sujet de l’open data récemment, et c’est difficile à comprendre.

Ce sont des choses que l’on ne va pas pouvoir faire nous-mêmes et donc il va falloir passer par un prestataire extérieur. Le conseil départemental a envie de développer cela pour les collectivités du Loiret, mais ce n’est pas encore mûr.

LES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES SONT-ELLES PLUTÔT FINANCIÈRES OU TECHNIQUES?

C’est plutôt technique, mais aussi financier parce que ça nous ajoute encore une charge. Mais le fait que tous les documents soient à disposition du citoyen nous forcera peut-être à les verrouiller juridiquement. Les petites communes ont des services limités, on ne peut pas se permettre d’avoir un juriste chez nous. On n’a jamais refusé de mettre à disposition des documents, mais la dématérialisation est parfois un peu rapide.

C’est une raison pour laquelle beaucoup d’élus ne se représentent plus car tout devient de plus en plus dur et technique. Nous avons même des problèmes de recrutement pour le secrétariat.

QUELLES DISPOSITIONS FAUDRAIT-IL METTRE EN PLACE POUR FAVORISER L’ACCÈS DU CITOYEN AU NUMÉRIQUE ?

Je n’ai jamais été confronté à un citoyen qui réclamait des documents, conformément au RGPD. Pour nous c’est une contrainte.

Il faut avoir un DPO (Data Protection Officer) externe, sinon on ne comprend pas tous les termes. A chaque fois il y a un coût supplémentaire,  alors qu’on nous réduit nos dotations d’État et que d’un autre côté, l’État nous oblige à étendre nos services. Je ne dis pas que c’est mauvais, mais comme il n’y a pas de sanctions, ce n’est pas efficace.

EST-CE QUE L’UE VOUS IMPOSE PLUS DE CONTRAINTES?

On a l’impression que toutes les obligations supplémentaires que nous impose l’État, sont destinées à se conformer aux normes européennes. On a l’impression que c’est une contrainte supplémentaire. On avait plus de liberté avant que l’Union Européenne impose des restrictions.

Aujourd’hui nos structures sont incapables de monter de bons dossiers pour aller chercher les crédits européens. Alors les grosses collectivités comme les départements et les régions peut être, mais nous les communes et communautés de communes ne pouvons pas monter des dossiers qui sont trop lourds.

La loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données prévoit des dispositions spécifiques pour les collectivités territoriales, notamment un mécanisme de mutualisation des moyens pour l’application du règlement général sur la protection des données au niveau des intercommunalités et des groupements de départements et de régions. En octobre 2018, 99% des régions et 70% des départements ont nommé leur délégué à la protection des données (DPD), alors que seules 10% des communes et des communautés de communes l’ont fait à ce jour :

LA COMMUNE DE SERMAISES FAIT-ELLE PARTIE DES 10% DE COMMUNES ET COMMUNAUTÉS DE COMMUNES À AVOIR NOMMÉ UN DÉLÉGUÉ POUR LA PROTECTION DES DONNÉES CONFORMÉMENT À LA LOI DU 20 JUIN 2018? QUELLES SONT LES DIFFICULTÉS RENCONTRÉES QUI ENTRAVENT CETTE MISE EN APPLICATION?

Une des particularités de Sermaises, et des sept-huit communes alentours, c’est que depuis quarante ans, on a un secrétariat de mairie mutualisé. On avait mutualisé nos communes bien avant qu’on nous le demande.

Ici, on a un pôle de secrétaire avec une secrétaire générale qui assure le secrétariat de sept ou huit communes. Ainsi, c’est le syndicat qui a mis en place le règlement RGPD et nommé le DPO.

À Sermaises, on va également nommer un DPO puisqu’on a un site internet contrairement aux autres communes. Le DPO sera une émanation de la région Centre. C’est un groupement de commande qui offre des prestations mutualisées en informatique.

CETTE APPLICATION VOUS SEMBLE-T-ELLE PERTINENTE POUR UNE COMMUNE DE 1600 HABITANTS?

Je pense que ça va être difficile à mettre en place pour nous. On a beaucoup de fichiers, de liste de personnes. Ne serait-ce que pour celui qui s’inscrit pour le repas du 14 juillet, il faut des listes.

On a une liste pour le service de l’eau, on a une liste d’électeurs, une pour le repas du 14 juillet. Aujourd’hui, c’était l’arbre de Noël et on avait une liste pour les enfants.

C’est bien sûr une contrainte supplémentaire. Et je ne sais pas si un jour on pourra respecter le RGPD. Il y a toujours des prestataires extérieurs qui en profitent. Je reçois des mails tous les jours de boites qui proposent leurs services, notamment pour le DPO.

Suite à la crise des gilets jaunes, il en ressort un besoin de renforcement des liens entre élus et citoyens. En effet, à l’issue du Grand débat national, les contributions en ligne et les cahiers de doléances (qui devraient être numérisés) feront l’objet d’une analyse par des prestataires spécialisées dans la civtech, l’intelligence collective et le traitement des données de masse :

QUELLES DISPOSITIONS, À L’ÉCHELLE COMMUNALE, PEUVENT ÊTRE MISES EN PLACE POUR RENFORCER LES LIENS ENTRE ÉLUS ET CITOYENS? LA DEMANDE DE CONSULTATION, DE LA PART DES CITOYENS ENVERS LEURS ÉLUS EST-ELLE FORTE?

Je n’ai pas trouvé de différence. Les gens viennent ici et je suis assez proche des citoyens. Ils me voient dans la rue. Ici, les habitants de Sermaises sont assez respectueux. Quand ils ont une question, ils commencent par venir voir à l’accueil de la mairie. J’essaie d’être présent dans les manifestations, comme cette après midi pour l’arbre de Noël.

Quand il y a eu le Grand Débat, j’ai mis un cahier de doléances. La sous-préfète avait demandé l’organisation d’un Grand Débat à Sermaises. On l’a donc organisé avec un animateur extérieur qui n’avait rien à voir avec nous, ni avec la population, qui était neutre. On a transmis le compte-rendu à la préfecture, mais on n’a jamais eu de retour.

À L’ISSUE DU GRAND DÉBAT NATIONAL, OBSERVEZ-VOUS UN CHANGEMENT D’ATTITUDE CHEZ LES CITOYENS? LA MISE EN PLACE DE CONTRIBUTIONS EN LIGNE ET DE CAHIERS DE DOLÉANCES, DANS LE CADRE DU GRAND DÉBAT, A-T-ELLE PERMIS UNE MEILLEURE CONSULTATION DES CITOYENS?

C’est mieux de pouvoir discuter à quatre ou cinq dans une réunion locale, département ou régionale, plutôt que d’avoir ce Grand Débat. C’est surtout des grands élus qui ont parlé, sur des grands sujets qui intéressaient des grandes villes comme les délocalisations d’entreprises.

Ici, les gens ont besoin qu’on les laisse vivre et qu’on laisse les services qu’ils avaient, comme la Poste, le boulanger, l’école, la police. Ils ont besoin d’avoir des services sur place, comme le médecin, le pharmacien.

FALLAIT-IL, SELON VOUS, INSISTER PLUS FORTEMENT SUR UNE APPROCHE PLUS NUMÉRIQUE DE LA CONSULTATION CITOYENNE, AFIN D’INSTAURER SUR LA DURÉE, UN LIEN PLUS DIRECT ENTRE CITOYENS ET ÉLUS?

Je ne pense pas. Je pense que c’est mieux quand on se parle. Le numérique, dans les relations professionnelles, crée des relations impersonnelles. On peut élargir la consultation ou faire des questionnaires, mais il faut que les gens prennent le temps d’y répondre.

D’après le sondage de l’INSEE, 17% de la population est en proie à l’illettrisme numérique. On constate donc une véritable nécessité de prises en charge de ces personnes par l’État :

QUELLES SONT LES MESURES PRISES, À L’ÉCHELLE COMMUNALE POUR LUTTER CONTRE L’ILLETTRISME NUMÉRIQUE?

On essaie pour ceux qui souhaitent le faire, de mettre en place quelques cours pour les personnes âgées. C’est difficile d’aller plus loin.

Sur la demande de lien plus fort entre élus et électeurs :

QUEL EST VOTRE AVIS SUR L’UTILISATION DES TECHNOLOGIES POUR LE RAPPROCHEMENT DU LIEN ÉLU-CITOYEN?

Je pense que l’on n’a pas besoin de technologies pour rapprocher les élus et les citoyens. Le lien numérique est utile dans la communication, ne serait-ce que pour informer la population sur un évènement météorologique. Si tout le monde s’inscrivait sur une même base de données, on pourrait prévenir tout le monde en moins de quinze secondes.

La commune de Sermaises avait mis en place un fascicule paraissant tous les six mois, intitulé La minute Sarmate, contenant de nombreuses informations comme la composition du conseil municipal et les comptes administratifs, ainsi que les décisions du conseil municipal. Ce fascicule était mis à la disposition de tous les habitants de la commune afin de les tenir au courant de la vie communale :

LA PARUTION D’UN FASCICULE DE CE TYPE EST-ELLE ENCORE POSSIBLE POUR UNE COMMUNE DE 1500 HABITANTS?

Ce fascicule était un trimestriel, mais cela nous prenait trop de temps. Maintenant, on préfère mettre ces informations sur notre site internet. Beaucoup de citoyens nous redemandent cette Minute Sarmate. Mais je ne suis pas sûr qu’on le refasse, parce que ça a un coût, ça prend du temps.

Certaines communes le font sous forme de lettres adressées à toute la population, mais il faut pouvoir les distribuer à cette population. En revanche, on pourrait la transmettre par mail si tout le monde avait une adresse mail, mais ce n’est pas le cas.

COMMENT SE PASSE LA MISE À DISPOSITION DE CES INFORMATIONS DANS UNE COMMUNE COMPORTANT PLUS DE 1500 HABITANTS?

Pour nous il y a un fichage réglementaire affiché devant la mairie. On y retrouve les délibérations du conseil municipal. Pour les comptes rendus officiels, ils sont publiés sur notre site internet.

QUELS SONT LES MOYENS MIS À DISPOSITION DES CITOYENS POUR AGIR SUR LES SERVICES PUBLICS À L’ÉCHELLE COMMUNALE?

Quand on a un conseil municipal qui fonctionne bien, on a déjà un retour sur les sentiments des citoyens par les conseillers municipaux. En discutant avec les citoyens, ils peuvent relever leurs demandes.

Au conseil municipal, on essaie de faire attention aux services publics. Quand La Poste est venue me voir pour me dire qu’il ne pouvait plus conserver la Poste à Sermaises, il a fallu faire un choix. On a choisi de faire une agence postale communale pour garder le service public municipal.

On va essayer de développer les maisons de services au public (MSAP), ou encore les espaces services publics dans notre mairie, ou plutôt à échelle intercommunale.

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